为规范协会文书档案管理，系统、完整地保存协会的重要文件、历史资料及科研资料，特制定本制度。
一、管理范围
（一）文件资料
1、上级政府主管部门的来文来件；
2、各级安全生产监督管理部门的来文来件；
3、各级安全生产协会及各省级以上专业委员会、协会会员的来文来件；
4、协会各届会员代表大会的会议资料；
5、协会召开的会长、秘书长会议，常务理事、理事会议资料；
6、协会召开的专业委员会会议的会议资料；
7、协会向上级政府主管部门的情况汇报及上级的批复等；
8、协会年度工作计划、总结和重大活动的工作计划、工作汇报、各类调研报告；
9、协会制订的各种制度、规范、条例等；
（二）协会各类公文资料
1、安全科研课题资料，包括每年度科研课题总览表、申报表、课题实施方案、议案论证表、立项（招标）课题批准通知、课题中期研究活动资料、课题重要佐证资料、课题鉴定表等；
2、安全生产活动资料，包括活动计划、重要纪录、研讨活动纪录、论文、总结、统计资料、调查资料等；
3、重大学术活动的资料，包括报告、开幕词、研讨活动纪录（结论）、领导讲话稿、小结或者闭幕词等文稿；
4、各类论文评选资料，包括评选通知、推荐表格、报送的文章、评选结果、获奖名单、目录等；
5、协会的纪念文集，出版的刊物、专集、文集、纪念册，以及通讯报告等宣传材料。
（三）音、声、像资料
1、重要学术报告的录音、录像；
2、重要活动照片、录像；
3、协会保存的各种资料碟片。
（四）人事档案资料
1、历届协会理事会理事推荐表、理事会与常务理事名册，正副会长、正副秘书长名册及学会聘请的工作人员名册；
2、本协会各专业委员会正副主任委员、委员名册；
3、评选协会先进集体、先进工作者的材料，包括评选结果，获奖名单等。
（五）财务档案
1、账册；
2、收付凭证；
3、各项报表；
4、审计资料；
5、其它财务资料。
（六）图书资料
1、协会订购的各类工具书；
2、协会订购的安全生产理论等业务书刊；
3、有关单位、个人赠阅的有实用价值的书籍、文集、期刊等。
二、管理期限
1、永久保管：凡反映协会主要业务活动和发展历史的有关资料，以及需要长期参考、应用的资料为永久保管档案。主要包括管理范围第一类的1、2、3、5、7、9条，第二类中的1、2条的部分资料和4、5条，第三类、第四类的全部资料，第五类中国家财务制度规定应永久保管的部分。
2、长期保管：凡在相当长时间内需要参考、应用的资料为长期保管档案。保管期限为10－15年，主要包括管理范围第一类的4、6、10条，第二类的1、2条部分资料，第3条资料，第五类有关财务资料，第六类资料。
3、短期保管：凡时效性强，保存价值不大及在规定期限内可以销毁的材料为短期保管档案，保管期限3－10年。除上述各款各条资料外，均为短期保管档案。
三、保管要求和方式
（一）原件保管
1、规范格式：使用标准档案材料袋，分类存放，年终装订成卷、成册；
2、规范手续、专人保管。
（1）协会业务活动文件档案，做到专人、专柜保管；对传阅文件，需及时归档；外借参阅要向保管人办理借阅手续，限时归还。
（2）财务资料由负责财务工作的人员保管，一年以上的由秘书处负责档案管理的工作人员集中保管。
（二）电脑储存保管
对一切可以储存于电脑的资料、文件和重要文章均用电脑储存方式保管。
四、本制度自会员代表大会通过后生效。本制度由本协会负责解释。
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